Отчет об оказании услуг по организации деятельности Службы по обеспечению внешних коммуникаций в рамках Молодежного форума Приволжского федерального округа «iВолга-2018»

Цели и задачи

Службы по обеспечению внешних коммуникаций в рамках Молодежного форума Приволжского федерального округа «iВолга-2018»

 

Цели:

Организация встреч с участниками Форума и проведение совместных мероприятий с известными людьми Федерального и окружного значения на молодежном форуме Приволжского федерального округа «iВолга-2018» (далее – Форум)

Задачи:

Форум проводится с 2013 года Правительством Самарской области в соответствии с поручением Президента Российской Федерации Владимира Путина и под патронатом Полномочного представителя президента РФ в ПФО М.В.Бабича на Мастрюковских озерах. В 2018 году форум проходил с 26 июля по 4 августа и объединил  молодых людей в рамках девяти тематических смен, посвященных предпринимательству, культуре, спорту, добровольчеству.

Для получения новых знаний, обмена опытом, мотивации участников и повышения статуса Форума, для  проведения лекций и совместных мероприятий ежегодно приглашаются почетные гости. В этом году ими стали известные политики, ученые, спортсмены, деятели культуры и искусств, руководители федеральных агентств и молодежных организаций.

 

Фактические показатели службы:

Количество почетных гостей, фактически принявших участие в Форуме –89 чел.

Среди них представители:

- Совета Федерации Федерального собрания РФ;

- Государственной Думы Федерального собрания РФ;

- Общественной Палаты РФ;

- Россотрудничества;

- Российского Экспортного центра;

- Торгово-промышленной палаты Самарской области;

- российских волонтерских организаций международного уровня;

- региональных организаций инфраструктуры в области туризма;

- областных и муниципальных органов власти;

- двух крупнейших конфессий (православие, ислам);

- летчики-космонавты, Герои России.
Количество смен, в которых приняли участие почетные гости – 10 шт.

 

Услуги организационной группы службы:

В состав организационной группы службы, входят:
1.    Воротникова Светлана Георгиевна - Помощник заместителя Директора Форума по внешним коммуникациям:
Период работы: 01.06.2018 - 15.08.2018.
Функционал:
- ведение деловой корреспонденции;
- организация документооборота в период подготовки форума;
- составление макетов приглашений для почетных гостей;
- информационная и организационная  поддержка;
- координация работы с представителями Почетных гостей для уточнения информации и программы пребывания,
- составление программ пребывания Почетных гостей;
- подготовка предложений для финансово-экономического обоснования работы службы;
- составление и ведение реестра контактных данных Почетных гостей;
- покупка ж\д- и авиабилетов;
- организация и проведение дофорумных совещаний организационной группы;
- работа на совещаниях Дирекции Форума совместно с руководителем службы;
- работа с министерствами и подведомственными учреждениями, организация совместных мероприятий с Почетными гостями;
- работа с партнерами Форума;
- координация работы помощников руководителя и волонтеров;
- работа на площадке Форума и на территории проживания Почетных гостей Форума;
- взаимодействие с Дирекцией  Форума;
- координация питания и кофе-брейков для Почетных гостей;
- контроль за соблюдением расписания и подготовленных программ пребывания;
- решение возникающих спорных ситуаций во время пребывания Почетных гостей на площадке Форума;
- подготовка отчетных документов о деятельности службы после окончания Форума.

2.    Ивойлова Анастасия Андреевна - Специалист службы:
Период  работы:  01.06.2018 - 15.08.2018.
Функционал:
- осуществление звонков с целью координации пребывания гостей;
- рассылка приглашений для гостей;
- контроль за изготовлением сувенирной продукции;
- помощь в составлении программ пребывания;
- планирование и организация деловой части программы Почетных гостей, не связанной с форумом;
- организационная работа по проживанию почетных гостей до их приезда на форум;
- сопровождение гостей в период проведения Форума;
- подготовка отчетных документов по работе специалистов службы.

3.    Сидорова Яна Александровна - Специалист службы:
Период  работы:  14.07.2018 – 14.08.2018 
Функционал:
- организационная работа по проживанию почетных гостей до их приезда на форум; 
- встреча и сопровождение Почетных гостей в аэропорту,
- сбор подарочных комплектов для гостей, доставка до места проведения Форума,
- проведение экскурсии по Форуму для Почетных гостей,
- сопровождение гостей в свободное от образовательной программы время, а также до места проживания и обратно.
- подготовка отчетных документов по работе специалистов службы.

 

Участие почетных гостей:

Служба во взаимодействии с Аппаратом Полномочного Представителя Президента РФ в ПФО, Администрацией Губернатора Самарской области, министерством образования и науки Самарской области и департаментом по делам молодежи Самарской области подготовила приглашения и провела переговоры со 136 Почетными гостям. 
По итогам проведения переговоров на Форуме приняло участие 89 человек.
Для каждого Почетного гостя были разработаны индивидуальные программы участия.

 

Услуги по организации проживания почетных гостей,

включая проживание членов организационной группы

и представителей Организаторов и Дирекции форума,

организующих программы пребывания почетных гостей на Форуме:

Статус почетных гостей подразумевает организацию для них комфортного пребывания на Форуме, в том числе одноместное размещение в комфортабельных номерах со всеми удобствами и включенным завтраком. Формат и площадка проведения Форума не позволяют сделать условия пребывания Почетных гостей достаточно комфортными и соответствующими статусу гостей.
Проживание почетных гостей, чья программа пребывания составляла более одного дня, было осуществлено в Эко-отеле «Маяк». Отель предоставляет водную переправу до места проведения Форума, что сокращает время транспортной перевозки до 7-10 мин и не требует дополнительных расходов. Отель предоставляет необходимое количество комфортабельных номеров высокого уровня на весь период проведения Форума, завтрак включен в стоимость проживания.

 

© 2020 «Мир Молодежи»